Utfordringene ved å lede et distribuert team
Ingen advarer deg om at det vanskeligste ikke er tidssonene. Det er at de små korrigeringene slutter å skje.
Fluid har aldri hatt et hovedkontor. Folk sitter i Norge, på Malta, i Spania og på Kypros, pluss én utvikler i Togo — som, til overraskelse for alle som sjekker kartet før klokken, er den enkleste av de fem å dele en arbeidsdag med. Jeg satte meg ikke fore å bygge et distribuert selskap. Det skjedde fordi personen jeg ville ha, var i feil by, fire ganger på rad.
Seks år senere kan jeg si at tidssonene er den enkle delen. Dem løser du med en kalender og litt disiplin rundt overlapp. Det vanskelige er mer subtilt, og jeg brukte det meste av de seks årene på å sette navn på det.
Korrigeringene slutter å skje
På et kontor blir et stykke arbeid dyttet i riktig retning kanskje et dusin ganger før noen kaller det ferdig. Noen kaster et blikk på en skjerm i forbifarten. To personer er uenige om en merkelapp mens vannet koker. Ingenting av det er et møte. Ingenting av det blir dokumentert. Det er mekanismen som gjør at et selskap holder seg omtrent samstemt uten at noen bestemmer seg for å samstemme det.
Distribuert arbeid sletter alt dette, og erstatter det med ingenting. Arbeidet går bra, så er det ferdig, og først da ser noen med ansvar på det. Feilmodusen er ikke at folk gjør dårlig arbeid. Det er at noen gjør to uker med godt arbeid i en retning vi forlot i en samtale de ikke var med på.
Vi mistet det meste av et kvartal på den måten én gang, med å bygge et avstemmingsbilde for et kundesegment vi allerede hadde bestemt oss for å slutte å betjene. Ingen var uaktsom. Beslutningen nådde bare aldri personen som bygde det, fordi det ikke fantes noen korridor den kunne gå gjennom.
Skriftlig som standard — og mene det
Alle sier at man skal skrive ting ned. Færre sier hva det koster. Å skrive ned en beslutning ordentlig tar omtrent fire ganger så lang tid som å si den, og den som må gjøre det, er som regel den travleste i samtalen. Tvinger du det ikke fram, skjer det stille talt ikke.
Det som fungerte for oss, var å snevre inn omfanget til noe vi klarte å leve med. Vi dokumenterer ikke alt. Vi dokumenterer beslutninger — hva vi valgte, hva vi forkastet, og det vi trodde den gangen som fikk oss til å velge slik. Den siste delen er den folk hopper over, og den eneste som eldes godt. Et halvår senere trenger ingen å vite hva vi bestemte; de trenger å vite om begrunnelsen fortsatt holder.
Den andre vanen er kjedeligere. Hvert stykke arbeid har én navngitt eier, skrevet ned, og det er en person og ikke et team. Delt eierskap fungerer i et rom, fordi tvetydigheten løses ved at noen trekker på skuldrene og tar tak. Over avstand betyr delt eierskap at ingen er ubekvem nok til å handle.
Rekruttering endrer form
Egenskapen som betyr mest, er ikke ansiennitet eller selvdrift, som er det stillingsannonsene sier. Det er om noen rekker opp hånden tidlig. Distribuert arbeid straffer instinktet om å gå avgårde, jobbe hardt og komme tilbake med noe ferdig. Det belønner den litt masete personen som på dag to sier at oppdraget ikke helt henger sammen.
Jeg har ansatt strålende folk som ikke fikk til dette, og det var elendig for dem. De underpresterte ikke. De brukte en arbeidsform som omgivelsene stilltiende straffet.
Onboarding er der det viser seg først. På et kontor tar en nyansatt inn et selskap gjennom nærhet — hvem som bøyer seg for hvem, hvilke regler som er ekte. På avstand overføres ingenting av det. Vi antar nå at en ny person lærer ingenting ved osmose, og skriver alt ned, noe som er kjedelig og har vært mer verdt enn noen prosess vi har.
Det jeg ville sagt til meg selv for seks år siden, er at distribuert ikke er et kontor med veggene fjernet. Det er et annet medium, og de delene av ledelse som var gratis i en bygning, koster nå noe. Enten betaler du den kostnaden bevisst, skriftlig og i struktur, eller så betaler du den senere i omarbeid.
Vi møtes fortsatt fysisk to ganger i året, og det er verdt hver euro. Ikke for arbeidets skyld — arbeidet gjøres bedre alene, og det vet alle. For det som ligger under arbeidet, nemlig at folk finner ut at personen i den andre enden av en kortfattet melding slett ikke er kortfattet.